ISO 13485:2016 Là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xây Dựng & Áp Dụng Cho Công Ty Thiết Bị Y Tế

Bạn đang băn khoăn làm thế nào để xây dựng hệ thống ISO 13485:2016 từ con số 0? Diễn Đàn ISO nhận được rất nhiều câu hỏi tương tự từ các công ty thiết bị y tế mới tham gia. Hướng dẫn chi tiết dưới đây sẽ chỉ rõ từng bước xây dựng, tài liệu cần thiết, cách áp dụng thực tế và mẹo tránh sai sót thường gặp để công ty bạn nhanh chóng đạt chứng nhận và vận hành hiệu quả.


ISO 13485:2016 LÀ GÌ ?
ISO 13485 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý an toàn cho sản phẩm y tế nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 13485:2003 do tổ chức ISO ban hành.

Phiên bản mới nhất của ISO 13485:2016 có quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng áp dụng cho các tổ chức sản xuất và cung cấp dụng cụ y tế và dịch vụ liên quan nhằm đảm bảo khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các quy định của luật pháp. Tiêu chuẩn ISO 13485 được xây dựng dựa trên nền tảng của bộ tiêu chuẩn ISO 9001.

Tiêu chuẩn ISO 13485 nhấn mạnh vào việc hài hoà các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng với các yêu cầu về luật định đối với ngành thiết bị y tế. Tiêu chuẩn ISO 13458 đã được chấp nhận và được áp dụng rộng rãi cho các nhà sản xuất thiết bị y tế trên toàn thế giới và là một yêu cầu cần phải có trong giai đoạn hiện nay nếu như một tổ chức sản xuất thiết bị y tế muốn sản phẩm của mình được công nhận rộng rãi trên toàn thế giới.

Các tổ chức là Bệnh viện, cơ sở y tế có thể xây dựng hệ thống ISO 13485 độc lập hoặc có thể kết hợp với các hệ thống quản lý khác như ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001…

ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 13485:2016

• Tiêu chuẩn ISO 13485 được áp dụng cho tất cả tổ chức, không phân biệt loại hình, địa điểm, quy mô,… Cụ thể bao gồm: các cơ sở/ công ty/ nhà máy/ nhà phân phối… thực hiện sản xuất kinh doanh thiết bị y tế, dịch vụ y tế nói chung (ví dụ: Kim tiêm, Dụng cụ tiệt trùng sản phẩm y tế, Găng tay y tế, dây truyền dịch, dây cho ăn,…)
• Tiêu chuẩn ISO 13485 mang tính chất tự nguyện, tập trung vào việc quản lý an toàn sản phẩm y tế.
• Khi tổ chức xây dựng và đáp ứng theo tiêu chuẩn ISO 13485, tổ chức có hệ thống quản lý an toàn có thể tạo ra môi trường làm việc giảm thiểu rủi ro liên quan an toàn sản phẩm y tế, sản phẩm được tạo ra an toàn, nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và yêu cầu luật pháp.

LỢI ÍCH CỦA ISO 13485:2016
Hiện nay các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực trang thiết bị y tế đang áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 13485:2016 này khá nhiều. Đây vừa là một yêu cầu cũng như một xu hướng chung để hướng đến chuẩn mực quốc tế và đảm bảo chất lượng sản phẩm họ làm ra. Những lợi ích thiết thực được thể hiện như sau:

1. Đảm bảo an toàn và hiệu quả thiết bị y tế
ISO 13485 giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng toàn diện, đảm bảo sản phẩm an toàn cho người sử dụng và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật trong suốt vòng đời.

2. Tuân thủ quy định pháp lý và điều kiện thị trường
Áp dụng ISO 13485 giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của các cơ quan quản lý y tế (FDA – Hoa Kỳ, CE – Châu Âu, TBYT Việt Nam…), tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp xin giấy phép lưu hành sản phẩm cũng như mở rộng thị trường xuất khẩu.

3. Tăng cường uy tín và niềm tin từ khách hàng
Có chứng nhận ISO 13485 chứng minh doanh nghiệp vận hành hệ thống quản lý chất lượng nghiêm ngặt, qua đó:

Tăng uy tín với đối tác, bệnh viện, người tiêu dùng
Giành lợi thế trong đấu thầu và hợp tác quốc tế
4. Cải thiện hiệu quả quy trình và giảm chi phí
Việc kiểm soát rủi ro, tài liệu, và nhà cung cấp giúp cho tổ chức giảm lãng phí và sai lỗi của sản phẩm. Bên cạnh đó còn hạn chế sự cố cần triệu hồi cũng như tối ưu hóa hiệu quả sản xuất.

5. Tăng khả năng kiểm soát và truy xuất nguồn gốc
Mỗi lô sản phẩm, linh kiện, và quy trình đều được ghi nhận và kiểm soát. Bên cạnh đó còn hỗ trợ cho việc truy xuất nhanh và chính xác trong các tình huống cần điều tra sự cố.

6. Thúc đẩy cải tiến liên tục
Tiêu chuẩn yêu cầu phải liên tục đánh giá nội bộ, theo dõi dữ liệu hiệu suất, và hành động khắc phục phòng ngừa, từ đó giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng năng suất cũng như cải thiện hoạt động của doanh nghiệp.
>>Xem thêm: https://diendaniso.com/chung-nhan-iso-134852018/
QUY TRÌNH XÂY DỰNG ISO 13485:2016
Để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 13485 thì cần phải lên quy trình rõ ràng. Quy trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn được thực hiện theo tình tự các bước sau:

BƯỚC 1: Khảo sát hiện trạng & cam kết của lãnh đạo
Tổ chức, doanh nghiệp của bạn có thể tiến hành khảo sát hiện trạng của doanh nghiệp. Việc xác định này có thể giúp xác định được mức độ đáp ứng với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 13485 đồng thời có những cam kết về nguồn lực và ngân sách để áp dụng.

BƯỚC 2: Thành lập ban ISO và đào tạo nhận thức
Tổ chức của bạn cần tiến hành thành lập Ban ISO 13485, gồm các thành viên chủ chốt từ các phòng ban và định kì tổ chức các buổi đào tạo nhận thức chung về bộ tiêu chuẩn ISO 13485 bên cạnh các kiến thức cơ bản về quản lý trang thiết bị y tế.

BƯỚC 3: Xác định phạm vi áp dụng & đối tượng liên quan
Tổ chức của bạn cần phải xác định rõ phạm vi áp dụng (ví dụ: sản xuất, thiết kế, hậu mãi…). Đồng thời liệt kê ra các yêu cầu của các bên liên quan như khách hàng, nhà quản lý, nhà cung cấp vv.

BƯỚC 4: Thiết lập tài liệu hệ thống (QMS)
Tổ chức của bạn cụ thể là ban ISO cần soạn thảo hoặc cập nhật các tài liệu như: Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, Sổ tay chất lượng (Quality Manual), Quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, Tài liệu phải phù hợp với đặc thù doanh nghiệp và sản phẩm y tế

BƯỚC 5: Triển khai hệ thống vào thực tế
Áp dụng các quy trình và tài liệu đã xây dựng vào hoạt động hằng ngày như hướng dẫn, đào tạo nhân sự thực hiện theo hệ thống, đi kiểm tra giám sát định kì.

BƯỚC 6: Đánh giá nội bộ & hành động khắc phục
Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ định kỳ
Ghi nhận điểm không phù hợp, đưa ra hành động khắc phục, phòng ngừa
Điều chỉnh tài liệu khi cần thiết

BƯỚC 7: Rà soát của lãnh đạo (Management Review)
Ban giám đốc đánh giá toàn bộ hệ thống QMS: các hiệu quả hoạt động cũng như tình trạng cải tiến, hành động khắc phục và mức độ thỏa mãn khách hàng và bên liên quan

BƯỚC 8: Chứng nhận ISO 13485 (nếu cần)
Doanh nghiệp của bạn cần lựa chọn tổ chức chứng nhận uy tín để đến đánh giá và cấp chứng nhận cho doanh nghiệp. Thông thường khi tổ chức chứng nhận đến sẽ trải qua 2 giai đoạn đánh giá bao gồm:

Giai đoạn 1: kiểm tra tài liệu và sự sẵn sàng
Giai đoạn 2: đánh giá thực tế tại hiện trường
Nhận giấy chứng nhận nếu đạt yêu cầu