Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trong tòa nhà còn được đánh giá là một nghiệp vụ hết sức cần thiết mà ban quản lý tòa nhà chú ý. Vào thời điểm này đơn vị vận hành văn phòng nên phải sở hữu giải pháp theo dõi hợp đồng thuê tối ưu kèm chi tiết qua đấy chắc chắn dự án văn phòng cho thuê vận hành trơn tru, giảm bớt rắc rối. Nhằm thắt chặt giám sát hợp đồng thuê mặt bằng tốt nhất, công ty quản lý vận hành nên hiểu sâu được các bước liên quan tới phương án quản lý hợp đồng, mọi giai đoạn quản lý hợp đồng thuê mặt bằng để phát huy tốt nhất giá trị kèm theo hiệu suất theo dõi hiệu quả. Xác định yêu cầu, mục tiêu, lập phương án quản lý hợp đồng Để tăng cường kiểm soát nghiệp vụ kiểm soát hợp đồng, ban quản lý tòa nhà trước tiên cần cam kết xác định chi tiết nhu cầu và mục đích của riêng hợp đồng, sàng lọc rõ ràng sau đó tiến tới xây dựng kế hoạch theo dõi hợp đồng thuê mặt bằng chặt chẽ. Phương án quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trong tòa nhà còn là một lộ trình linh hoạt, nhanh chóng giải quyết được tất cả các cam kết trong lúc thuê mặt bằng, bao gồm thuê mặt bằng để kinh doanh, văn phòng, nhà ở… Thông qua những tin tức bên trên, ban quản lý dự án nhanh chóng khoanh vùng được riêng phân loại hợp đồng nên giám sát cùng với danh sách hợp đồng thuê văn phòng. Ngoài ra, ban quản lý tòa nhà còn cần xác định cá nhân hoặc đội ngũ phụ trách tiến hành theo dõi mỗi giai đoạn của quản lý hợp đồng, quyết định bài bản trách nhiệm phải hoàn thiện cho từng phòng ban. Đặc biệt, ban quản lý cần thiết lên danh sách những sự cố sai sót có thể gặp được trong lúc ký hợp đồng đồng thời xử lý hợp đồng, lường trước thiếu sót nhằm có chiến lược kịp thời giải quyết. Biên soạn cùng ký hợp đồng Điểm quan trọng cần lưu ý nếu biên soạn và ký hợp đồng thuê văn phòng tại nhà văn phòng là nên lưu ý đến phương thức truyền đạt chi tiết và cụ thể mỗi thỏa thuận. Những điều mục trọng yếu như số thứ tự của file bản mềm của hợp đồng thuê, mã số hợp đồng, thời gian ký kết hợp đồng, giá trị riêng mỗi bản hợp đồng tính cả sau và trước trả thuế, phụ lục của từng hợp đồng khác nhau… nhất thiết phải được xác định minh bạch đồng thời phải quản lý chi tiết. Những điều này có thể hỗ trợ vấn đề tối ưu quản lý hợp đồng thuê mặt bằng thuận lợi và hiệu quả hơn. In ấn và quản lý lưu trữ từng loại hình hồ sơ, hợp đồng thuê Đối với những hợp đồng thuê mặt bằng trong tòa nhà và phụ lục đi kèm, BQL dự án phải tự động sao chép cùng lưu lại hợp đồng hiệu quả. Đây là yếu tố còn trợ giúp đơn vị vận hành văn phòng nhanh chóng ngăn ngừa những sự cố ở sau này, vả lại sẽ quan sát nhà thầu có thực sự thực hiện theo điều khoản trong hợp đồng không. Khi mà lưu lại hợp đồng cũng có thể dùng biện pháp thủ công lưu trữ trong kho, cùng với dùng thiết bị công nghệ để lưu lại, lưu trữ bảo mật ở nền tảng công nghệ phần mềm như Landsoft Building nhằm giảm thiểu sử dụng không gian trong văn phòng, cắt giảm nhân lực và tài chính, tiện dụng khi truy vấn thông tin hiệu quả hơn. Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trên hệ thống chuyển đổi số Trong thời điểm hiện tại khi quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trong tòa nhà tại hệ thống phần mềm như Landsoft Building còn được đánh giá như phương án quản lý tăng cường dành cho ban quản lý khu văn phòng. Quy trình quản lý hợp đồng trực tuyến tại phần mềm có thể giúp ban quản lý khắc phục không ít điểm yếu còn tồn tại trong phương pháp truyền thống. Nhất là thời điểm một vài giải pháp quản lý hợp đồng thuê cũ, ban quản lý cũng phải tồn nhiều chi phí in ấn, làm cho hợp đồng khá dễ thất thoát vì nhân sự có thiếu sót hoặc một vài yếu tố khác khách quan. Thời điểm này quản lý hợp đồng thuê trong phần mềm có thể trợ giúp nghiệp vụ quản lý hợp đồng có thể lưu trữ tự động và truyền tải được đến toàn bộ nhân sự cần thiết, tinh giảm chi phí và nhân lực tối ưu. Giải pháp quản lý văn phòng Landsoft Building mang tới phương án quản lý hợp đồng thuê mặt bằng ngắn hạn hay dài hạn, giúp BQL văn phòng tăng cường quản lý tin tức về khách hàng thuê mặt bằng, căn hộ hay văn phòng, giúp phân loại khách hàng từ đó ưu đãi theo từng thời kỳ, kiểm soát hợp đồng cho riêng khách thuê bài bản. Giải pháp cũng trợ giúp nhân viên theo dõi thời điểm ký kết hợp đồng, thời gian hết hạn hợp đồng, lịch trình thanh toán phí thuê mặt bằng, thông tin mặt bằng kinh doanh cùng với văn phòng dùng cho thuê, tình hình thực tế của mặt bằng, giá thuê và kèm ghi chú cụ thể. Vấn đề này hỗ trợ người dùng khi cần truy vấn tin tức chỉ việc tìm kiếm biểu mẫu chi tiết và phụ lục hợp đồng ở Landsoft Building là có thể kiểm tra cùng quan sát nhanh chóng nhất.
